Jeśli złożyłeś już wniosek o dotację unijną i jesteś na etapie realizacji projektu musisz w szczególności przestrzegać zapisów wniosku o dofinansowanie umowy, a także regulaminu konkursu oraz pozostałych dokumentów które zostały sporządzone na cele projektu. Ważne, aby właściwie zarządzać środkami z dotacji, ponieważ wpłyną one później na wzrost konkurencyjności inwestora. Poniżej przybliżamy, jak może przebiegać kontrola w Waszej firmie i czego należy unikać, aby zakończyła się ona pomyślnie.
Kto kontroluje projekt unijny?
Przedsiębiorstwa, które zrealizowały projekt unijny lub są w trakcie realizacji, mogą odwiedzać przedstawiciele instytucji dotującej, a także inne podmioty zewnętrzne. Wizyty kontrolnej możemy spodziewać się od Trybunału Obrachunkowego, Krajowej Administracji Skarbowej, czy Najwyższej Izby Kontroli. Beneficjent jest o tym informowany i wyraża na to zgodę w momencie podpisywania umowy o dofinansowanie.
Projekt unijny, a odwlekanie kontroli
Niektórzy przedsiębiorcy, obawiając się kontroli, która może wykryć nieprawidłowości w projekcie unijnym, odwlekają spotkanie z komisją. Firma utrudniająca kontrolę, stwarzająca przeszkody lub zmieniająca założenia projektu zawarte w umowie i wniosku o dofinansowanie, może zostać odebrana jako odmawiająca przyjęcia kontroli.
W efekcie takich działań przedsiębiorstwo może spotkać się z poważnymi konsekwencjami. Instytucja może nałożyć na firmę odsetki lub poprosić o zwrot części, a nawet całego dofinansowania! W innym przypadku może skończyć się na rozwiązaniu umowy o dofinansowanie.
Co sprawdza instytucja kontrolująca projekt unijny?
Instytucja finansująca dokładnie weryfikuje, czy środki zostały wydane zgodnie z ich przeznaczeniem i we właściwy sposób. Dlatego komisja sprawdzająca powinna mieć dostęp w szczególności do zakupionych w ramach projektu maszyn i urządzeń, terenów oraz pomieszczeń.
Przed wizytą przedsiębiorstwo otrzymuje listę dokumentów, które należy przygotować, a które zostały już wcześniej wysłane do instytucji. Należą do nich m.in. materiały związane z postępowaniami ofertowymi, umowy z wykonawcami, protokoły, faktury, i oświadczenia.
Nie możemy zapomnieć również o oznaczeniach unijnych w projekcie, które podlegają kontroli. Obligatoryjny jest zawsze znak Funduszy Europejskich, a także znak Unii Europejskiej, które powinny znajdować się m.in. na dokumentacji przetargowej, stronie internetowej beneficjenta czy w miejscu realizacji projektu.
W momencie kontroli należy udzielać wyczerpujących odpowiedzi i klarownych wyjaśnień. W przypadku wątpliwości lub wykrycia popełnionych błędów, wizyta może zakończyć się nałożeniem korekty finansowej. Natomiast stosowanie się do instrukcji opiekunów projektu oraz zewnętrznych doradców unijnych, zmniejsza ryzyko nałożenia kar. Pomoc zewnętrznych ekspertów, pozwala osiągnąć zamierzone cele i rezultaty, wyznaczone na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie.
Kiedy wiemy o kontroli projektu, a kiedy nie zawsze?
Występują dwa rodzaje kontroli z jakimi może spotkać się Beneficjent. Pierwsza z nich, zaplanowana, polega na poinformowaniu Wnioskodawcy o wizycie minimum z 5-dniowym wyprzedzeniem. Wiadomość zawiera również spis dokumentów, wymaganych do wglądu w czasie kontroli, a także może zawierać prośby o przygotowanie listy osób zaangażowanych w projekt.
Druga z kolei wizyta, polega na kontroli doraźnej, wynikającej z nagłej potrzeby zweryfikowania prawidłowej realizacji projektu. W przypadku takiej wizyty instytucja nie jest zobowiązana do wcześniejszego informowania o swoim przybyciu i często wynika z poważnych problemów, jakie pojawiają się w trakcie trwania przedsięwzięcia. Do zaniepokojonych sprawną i poprawną realizacją projektu możemy zaliczyć opiekuna projektu, ale również jednostki zewnętrzne czy nawet osoby prywatne. Jeśli taka wizyta dojdzie do skutku, weryfikowany jest wyłącznie aspekt budzący podejrzenia.
Pandemia, a sposób przeprowadzenia kontroli
COVID-19 odwrócił każdą sferę życia do góry nogami. Przebieg prowadzenia kontroli, również uległ zmianie, z uwagi na brak możliwości przemieszczenia się osób kontrolujących i Beneficjentów. Forma przeprowadzenia kontroli została dopasowana do panujących ograniczeń i wymusiła przejście na zdalny sposób weryfikacji. Realizujący projekt kontaktują się z instytucją mailowo oraz telefonicznie i przesyłają do instytucji wymaganą dokumentację. W związku z tym, że wizyta nie może odbyć się w siedzibie Beneficjenta, organizacja zwraca się z prośbą o przesłanie zdjęć lub plików wideo, w celu sprawdzenia np. prawidłowego oznaczenia miejsca realizacji projektu i dopełnia obowiązków informacyjno-promocyjnych.
Zdalna forma kontroli, nie zawsze jest lepsza
Wydaje się, że zdalny sposób weryfikacji jest korzystniejszy dla Beneficjentów, ponieważ bazuje wyłącznie na wymianie informacji on-line. Przypominamy jednak, że skanowanie dużej ilości dokumentacji może znacznie obciążać firmę pod kątem administracyjnym. Praca przy ksero jest bardziej czasochłonna, a zdalna forma kontroli wymaga składania dodatkowych wyjaśnień na piśmie, co też wpływa na dłuższy czas weryfikacji. Ważne jest więc, aby poprawnie przygotować całą dokumentację projektową, co usprawni przeprowadzenie kontroli zarówno jednostce finansującej jak i Beneficjentowi.
Słowo kluczowe i link:
wnioski o dotacje unijne
Kosmetyczne Rewolucje: Odkryj Najnowsze Techniki i Trendy- Presto Beauty Gabinet Kosmetologii Estetycznej w Rybniku.
740Wymień stary kocioł na nowoczesną pompę ciepła Panasonic
387Wyjątkowe miejsce na mapie Rybnika. Odkryj Ceglany Renesans
342Zorganizujemy Twój event! - 5 lat działalności Agencji Artystycznej Paweł Polaczy.
330Innowacyjny Gracz na Rynku Surowców Wtórnych i Produkcji Mielników Kulowych
274Kosmetyczne Rewolucje: Odkryj Najnowsze Techniki i Trendy- Presto Beauty Gabinet Kosmetologii Estetycznej w Rybniku.
0Wymień stary kocioł na nowoczesną pompę ciepła Panasonic
0Zorganizujemy Twój event! - 5 lat działalności Agencji Artystycznej Paweł Polaczy.
0Wyjątkowe miejsce na mapie Rybnika. Odkryj Ceglany Renesans
0Innowacyjny Gracz na Rynku Surowców Wtórnych i Produkcji Mielników Kulowych
0Byłeś świadkiem wypadku? W Twojej okolicy dzieje sie coś ciekawego? Chcesz opublikować recenzję z imprezy kulturalnej? Wciel się w rolę reportera tuJastrzebie.pl i napisz nam o tym!
Wyślij alert